Software de Inventario para Restaurantes

Por qué un software de inventario y no Excel

El inventario en Excel funciona... hasta que no. Con 50+ productos, múltiples ubicaciones (nevera, congelador, seco), fechas de caducidad y varios personas haciendo conteos, los errores se acumulan. El food cost real se desvía del teórico y no sabes por qué.

Un software de inventario para restaurantes centraliza todo: un solo registro, actualizado en tiempo real, con historial de movimientos. Cuando haces un inventario físico, el sistema te guía producto a producto y detecta desviaciones al instante.

Funcionalidades clave de un software de inventario

• Stock por ubicación: Nevera 1, nevera 2, congelador, almacén seco. Saber dónde está cada cosa.
• Fechas de caducidad: Cada lote con su fecha. Alertas 24-48h antes de caducar. FIFO automático.
• Stock mínimo y alertas: Cuando un producto baja del mínimo configurado, recibes aviso. Evitas roturas de stock.
• Entradas y salidas: Registro de compras (entradas) y consumos (salidas). Trazabilidad completa.
• Inventario físico asistido: Hacer conteo con el móvil. El sistema compara con el teórico y marca diferencias.
• Integración con recetario: Al registrar una producción (ej: 20 raciones de risotto), el sistema descuenta automáticamente los ingredientes del inventario.

Inventario manual vs software: impacto en food cost

La diferencia entre inventario teórico (lo que debería haber según compras y recetas) e inventario real (lo que hay al contar) revela mermas, desperdicios y fugas. Sin software:

• El conteo se hace cada mes o cada trimestre. Los problemas se detectan tarde.
• No hay trazabilidad. No sabes si la desviación viene de la nevera, del congelador o de un error de registro.
• El food cost real se calcula a posteriori. No hay alertas en tiempo real.

Con software: inventarios semanales o incluso diarios en productos críticos, alertas inmediatas, y food cost real calculado automáticamente al cerrar cada período.

Qué buscar al elegir software de inventario

1. Uso móvil: En el almacén no hay ordenador. El inventario se hace con el móvil o tablet.
2. Entrada por voz: Dictar cantidades mientras cuentas acelera el proceso y evita errores de escritura.
3. Integración con compras: Las facturas de proveedores deberían actualizar precios en el inventario.
4. Integración con recetario: Producción de platos descuenta inventario. Sin esto, hay que registrar consumos manualmente.
5. Informes de valoración: Valor del inventario en euros. Evolución en el tiempo. Imprescindible para food cost real.

Más información: Guía de inventario para restaurantes | Food cost real vs teórico